İngilizce mail yazmak, özel yazışmalar ve iş yazışmaları açısından çok önemli bir konudur. İngilizce mail yazmak için dikkat edilmesi gereken önemli hususlar bulunmaktadır.
* Hitap Kelimesi
Mail yazmaya başlarken, ilk satırın içeriğinde, mailin yazılmakta olduğu kişiye ait olan uygun bir hitap kelimesi bulunmalıdır. Bu kelime mail yazılan kişinin cinsiyeti ve konumu ile ilgilidir. Hitap kelimesi, ‘’ Dear, Hi Good morning ‘’ şeklinde seçilmelidir.
* Mail Yazma Amacı
İlk paragrafta da yer alması gereken en önemli ayrıntı, maili yazmaktaki amaçtır. Bu paragraf, gramer kurallarına uygun bir şekilde yazılmalı ve net olmalıdır. Profesyonel bir dille yazılmalı ve kısaltmalar kullanılmamalıdır.
* Cevap İstemek
Mailin yazılmış olduğunuz kişiden, cevap maili alınmak isteniyorsa, bu yazı içerisinde, karşıdaki kişiye açıkça belirtilmelidir.
* Kapanış
Son paragrafta yapılan kapanış yazısı içinde maile ait bilgilendirmeler yapılmalı, varsa sorular bu paragraf içerisinde yazılmalıdır. Bu alanı yazmak için, İngilizce olan kalıplardan faydalanılması gerekmektedir.
* İyi Dilek
Kapanış yazısının bitirilmesinin ardından, karşıdaki kişiye iyi dilekleri gönderen bir yazı yazılması gerekir. Kişinin bulunduğu konuma ve gelecek olan cevap mailinde kendisine hitap etmesini istediği tarza uygun bir şekilde mail sonlandırılır.
*Mail Yazılan Kişinin Adı Bilinmiyorsa
Mail yazılan kişinin adının bilinmemesi durumunda, cinsiyeti dikkate alınarak hitap cümlesi olarak, ‘’Dear Sir, Dear Madam ‘’ kalıpları kullanılır. Eğer mail yazılan kişinin cinsiyeti de bilinmiyorsa, ’’Dear Sir/Madam The whom it may concern ‘’ İngilizce kalıpları ile maile başlanır.
* Adı Biliniyorsa
Mail yazarken, yazılan kişi ile samimi olunmaması durumunda, kesin olarak soyadı kullanılmalıdır. Hitap edilmekte olan kişi kadın ise, evli olup olmadığını dikkate alınmak zorundadır. Samimi olunan kişilere adı ile hitap edilebilir. ‘’Dear Mr. Baker’’, evli kadınlar için,‘’ Dear Mrs. Baker’’, bekar kadınlar için,’’ Dear Miss Baker’’, karşıdaki kadının medeni durumunun bilinmemesi durumunda, ''Dear Ms. Baker'' yazılmalıdır. ''Dear Tom Baker, Dear Alice '' hitap şekillerinden bazılarıdır.
* Mailin Amacı
İngilizce mail yazmada, mail yazma amacı belirtilirken şu kalıplardan faydalanılabilir.
I am writing to tell you about
I am writing to you about
We are writing to you regarding
